Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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+++ benevoles:procedures_ag [2024/10/19 17:31] (Version actuelle) – optogram
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-====== Procédure pour l'AG ======
+====== Préparer l'assemblée générale ======
-Ici se trouve une petite procédure pour la période autour de l'AG
-===== 1 mois avant =====
+===== 🫤 J-45 =====
-  - Importer les comptes + rappel automatique
-  - Attendre une journée
-  - Vérifier les adhésions
-  - Utiliser date.sans-nuage.fr pour déterminer la date de l'AG
-  - Communiquer la sondage de date en envoyant un mail aux adhérent⋅es + celleux qui ont des services + annonce sur le forum
-===== 2 semaines avant =====
+  * Ajouter le sujet de l'assemblée générale à l'ordre du jour d'une des réunions d'avancement
+  * Établir un [[https://date.sans-nuage.fr|sondage]] pour définir la date
+  * Vérifier les disponibilités des différents lieux
+    * le Shadok
+    * la Semencerie
+    * la Plage digitale
-  - Arrêter la date + vérifier la dispo du lieu
+===== 😦 J-30 =====
-  - Annoncer la date de l'AG, le lien vers l'ordre du jour, la procédure pour les procurations + un sondage pour dire qu'on vient
-  - préparer les bilans morales et financiers
-  - motiver les gens à venir pour avoir le quorum
-  - sonder qui pourrait se présenter au CA
+  * Importer les comptes bancaires
+  * Effectuer le rappel
+  * Vérifier les adhésions
+  * Communiquer la date de l'assemblée générale aux adhérent⋅es :
+    * Par un courriel officiel
+    * Sur le forum
+    * Sur les réseaux sociaux
+    * Sur les canaux de messagerie instantanés
+  * Accompagner le courriel d'un sondage de présence
-===== 1 jour avant =====
+===== 😧 J-15 =====
-  - Importer les comptes
+  * Communiquer aux adhérent⋅es :
-  - Créer une feuille d'émargement
+    * l'ordre du jour de l'assemblée générale
+    * la procédure pour les procurations
+  * Préparer le bilan moral et le bilan financier
+  * Préparer le bilan des différents ateliers (Hop!, Repair'Café)
+  * Vérifier le quorum
+    * Le cas échéant, effectuer une relance pour avoir le bon nombre de vote
-===== Pendant =====
+===== 😨 J-7 =====
-  - Avoir un maître du temps, secrétaire, personnes dédiées à la technique, se séparer la présentation
-  - Viser 2h
-  - Décider de la date du prochain CA
-===== Après =====
+  * Importer les comptes
-  - Boire un coup
+  * Créer une feuille d'émargement
-  - Annoncer le nouveau CA sur le forum
+  * Commander les pâtisseries pour le goûter
-  - Accueillir les nouvelles personnes du CA
+  * Préparer la présentation projetée
-  - Ajouter les nouvelles personnes sur le groupe CA dans le forum
-  - Rédiger le compte rendu et le publier sur le wiki
-===== Lors du premier CA =====
+===== 😰 Le jour J =====
-  - Décider pour le rôle de président/secrétaire/trésorier
-  - Décider pour la répartition générale des tâches
-  - Décider des 3 gardiens des trousseaux
-  - Collecter les noms, adresses, etc. pour la déclaration à la pref
-  - Inscrire celles et ceux qui le souhaitent:
-    - sur les groupes support
-    - sur les adresses internes des pôles
-    - sur la mail liste membre de la FFDN
-    - sur le wiki
-    - sur le site drupal
-    - parler du forum chatons
-  - Si accès à des pièces d'infra critiques, se poser la question de la sécurité des machines des personnes
-  - Se répartir les tâches éventuelles à faire
+  * Définir un maître du temps et un secrétaire
+  * Vérifier le bon fonctionnement de la pièce
-===== Puis =====
+===== 🥳 Fin de l'assemblée générale =====
-  - Mettre à jour l'adresse president@, secretaire@ et tresorier@
-  - Mettre à jour le site avec les membres du CA
-  - Déclaration préfecture
-  - Déclaration banque
+  * Prendre le goûter
+  * Accueillir les nouvelles personnes du conseil d'administration
+  * Annoncer le nouveau conseil d'administration sur le forum
+  * Ajouter les nouvelles personnes sur le groupe "Conseil d'administration" sur le forum
+  * Rédiger le compte rendu et le publier sur le forum puis le wiki